Dokümanlara eklenecek olan açıklamalar

Doküman yönetimi belgelerin tarayıcı vasıtası ile dijital ortama aktarılması, elektronik olan görüntülerin depolanması, bunların izlenmesi ve yönetilmesi için yazılım ve bilgisayar sistemlerinin kullanılmasını ifade etmektedir. Kuruluşların elektronik ortamda belge saklama, takip etme ve onları yönetme şekli olarak da tanımlanabilir. Geçmiş yıllarda belgelerin yönetilmesi bir hayli zordu. Çünkü evraklar kağıt ortamında arşivlerde saklandığı için hem çok yer kaplıyor, hem de uzun bir arama sonrasında bulunabiliyordu. Üstelik bir belgenin kaybolması demek büyük bir sorundu. Çünkü diğer tüm dosyaların içerisine bakılmak sureti ile kontrol edilmesi gerekiyordu. Ancak kuruluşlara ait olan belgelerin dijital ortamda var olması pek çok avantaj anlamına geliyor. Öncü teknolojilerden bir tanesi olan doküman yönetimi iş akışı ve arşivleme gibi özelliklerden oluşur. Belgelere kontrol ve yönetim yeteneğinin atanması kuruluşlar için büyük bir faydadır. Belgeleri bulmak da bir hayli kolay olur. https://www.g-gsoft.com.tr/tr/dokuman-yonetimi/ olarak sistemin özelliklerini şu şekilde özetliyoruz;

Sürümlerin kontrolü

Belgelerin yapılandırılmasına ilişkin denetim izinleri . Hata ya da erken sürüm durumunda önceki sürümün aktif hale getirilmesi. Geri alma. Belge düzenleyenin sisteme kaydı ve bu sayede denetimin daha etkili olması. Doküman yönetimi için kullanılan sistemler bu gün küçük ve bağımsız şirketlerden kurumsal çaplı olan şirketlere kadar her türlü yapıya hitap etmektedir. Belgelerin yönetimi ve dosyalamasının elektronik ortamda takibi ile belge kitleme, denetim yolları, sürümlerin kontrol edilmesi, erişim kontrolleri ve güvenlik ile depolama yeri konusunda seçim de yapılabilmektedir. Bağımsız olarak tanınan ve kullanılan bir sistem olsa da belgelerin yönetimi kurumsal içeriklerin yönetildiği bir ortamın bileşenlerini oluşturmaktadır. Bu sistem ile birlikte her türlü bilgi ve belge ile başa çıkmak mümkün olmaktadır.